結婚式二次会の幹事を頼まれたとき、必ず押さえておきたい準備のポイント

二次会幹事を任されたけれど、何から始めたらよいのか分からない人は必読

仲の良い友人の結婚式の二次会幹事を頼まれても、初めての場合は何をどうすれば良いのか分からないと思います。そんな人のために準備段階において、必ず押さえておきたいポイントについて分かりやすくご説明します。

幹事を頼まれてから当日までにやるべきことはどのようなことか

「幹事をやって欲しい」とお願いされても、これまでやったことのない人にとっては、何から手をつけて良いのか分かりません。そこで、簡単に項目を挙げると、以下のようになります。

・新郎新婦と幹事の顔合わせ
・会場の選定と決定
・会場との打ち合わせ
・当日の予定表の作成
・必要なものの手配
・当日の運営

まずは「新郎新婦との顔合わせ」からです。
何はともあれ最初は今後に向けた挨拶から。と言っても、このときに新郎新婦へのインタビューだけで終わってはいけません。おそらく全員が仕事を持っている身でしょうから、次にいつ会えるか分かりません。決められることは、最初の顔合わせのときに決めてしまいます。その前に幹事の数ですが、ひとりなどで行うものではなく、新郎・新婦のそれぞれから2名ずつの計4名くらいで行うのが一般的です。案外仕事量は多いですし、使える時間も限られていますので、手分けしてスムーズに行いたいものです。

最初の顔合わせのときに確認したいことは以下となります。

・会場の規模
・おおよその参加人数
・会費
・二次会の内容（ケーキカット＆ファーストバイト、開催やお開きの挨拶はどちらがやるのか、ゲーム、そのほかの企画など）
・乾杯の挨拶をお願いする人は決まっているか
・受付、会計、音響などのスタッフ
・BGM

会場が決まっていない場合は、できるだけ速やかに決定します。
二次会の場所を手配している業者もありますので、時間がないときは、そういうところに依頼するのもひとつの方法です。連絡を回す時間のこともありますので、二次会の場所は遅くとも二ヵ月前までには決めておきたいものです。会場の選定も自分たちで行う場合は、下見などの時間も考慮すると三ヵ月前には動き出しましょう。そのほかにもゲームの景品については、景品専門店などを利用すると、目録のパネルが贈られてきて、景品自体は後日の配送となるので便利です。

会場の設備と機器の打ち合わせをして予定表を作成

会場が決まり、ゲストへの招待状を送り、ある程度の当日のスケジュールが固まったら会場での打ち合わせを行います。できれば、そのときに新郎新婦にも一緒に来てもらうのが良いでしょう。会場では料金体系や当日の流れなどを確認します。そして、マイクなどの音響設備の使い方、DVDやパソコンがモニターなどと接続できるかどうかについても、接続用のケーブルを含め、しっかりとした確認が必要です。パソコンやプロジェクターを当日持参しても使えなかったというようなことにだけはならないよう事前のチェックは必須です。会場が協力してくれることで、はじめて良いパーティーになります。担当者や店長さんには礼を尽くして、気持ち良く仕事をしてもらえるようなムードを作り出しておくことも大切です。

会場の確認までが終わったら、あとは当日のスケジューリングとスタッフ間との打ち合わせです。まずは予定表を作成しますが、｢あれもこれも！｣と張り切り過ぎて、スケジュールを詰め込みすぎると当日の少しの綻びが大きな破綻につながる場合もあります。ここでは新郎新婦の希望を汲みながら、限られた時間内で盛り上げていくために、余裕を持ったスケジューリングを心がけましょう。結婚式の二次会には新郎新婦によるお見送りがあります。これはどうしても時間がかかってしまうこともありますので、注意しておきましょう。具体的な予定の立て方やスタッフの段取りなどは、また別の機会にご紹介します。

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