幹事さん必見！宴会でトクする裏ワザって？

宴会幹事に抜擢されたときに役立つ、宴会企画のオトク情報をまとめてみました。

予約サイトを活用する

今や常識となった、お店のネット予約。普通に電話で予約するよりも、いろいろ特典をつけてもらえることが多いんです。前もって予約しておくことで、お店側も利用する側も双方にメリットがあるのは嬉しいですね。

・幹事一人分のキャッシュバック
選んでくれた店側のサービスとして、幹事一人分のコース飲食代金を免除してくれるというもの。お世話係で頑張った分、ご褒美をいただけるのはありがたいですよね。

・コース料金の割引やランクアップサービス
全員分のコース料金を割引してくれたり、有料個室の部屋代サービス、またプラン以上の料理をプラスしてくれたりすることもあります。ネット予約してから、再度電話にてサービス追加交渉をしてみるのもアリですよ。

・予約サイトのポイントがたまる
店の予約サイトはリピーターを増やすため、独自のポイント制度を設けているところがほとんど。支払い代金の数パーセントがたまるシステムになっているので、何十人もの会計分ポイントが幹事のアカウントに付与されます。次回の宴会予約時に使うもよし、お仕事の報酬としていただくもよし・・・！

便利なネット予約ですが、店選びが直近になってしまった場合は、直接電話をして予約したほうが確実です。またサイトからの予約が完了していても、念のため前日に店に確認の電話を一本入れておきましょう。もし店側が間違えてダブルブッキングしてしまっていても、予約サイトの不具合などの理由をつけて言い逃れされてしまうことがあるので注意が必要です。

ケータリングを利用する

最近は、少人数向けのものから高級レストランのようなオシャレな料理までサービスしてくれる、あらゆるニーズに応じたパーティー料理のケータリングサービスが増えてきています。飲食店まで移動しなくても、いつもの会議室や会場、また集会所などに料理を運んできてくれるので便利ですよね。とくに大規模な宴会の場合は、大人数の移動手段に頭を悩ますことがないので非常に助かります。

もし宴会にはふさわしくないような殺風景な会場であっても、オプションでテーブルやパーティー用インテリアをセッティングしてくれるサービスも多々あります。プロのコーディネーターにプランニングしてもらえば、日常の空間が驚くほどおしゃれにチェンジするので感動ものですよ。プロジェクターを使った会議の合間や音響設備が必要なイベントの合間に宴会したいなど、細かい注文にも臨機応変に対応してもらえるのが人気の理由ですね。料理のサーブから食べあたとの片付け、ゴミの処分、撤収までプロのスタッフが責任を持って担当してくれます。

飲食店並みのサービスが受けられるケータリングですが、予算は意外なくらいロープライスなプランから設定されていることがほとんどです。もちろんドリンクは飲み放題のフリードリンクプランがスタンダードですので、宴会途中の追加注文の心配もなく、幹事としては大助かりです。　

ネット予約、電話予約で申し込みます。まずはプランと予算に応じた見積もりを送ってくれます。準備から当日の信仰まで、経験豊富なスタッフが気軽に相談に乗ってくれるので、幹事にとっては強い味方になりますよ。

準備する際の注意点

何十人もの食事と会計の責任者になるわけですから、当日のアクシデントで全員を路頭に迷わすことのないよう、細心の準備をして臨みましょう。以下、幹事の仕事として注意しておくべき点をあげておきます。

・会場の場所は前もって入念にチェックしておく
・予約の最終確認は必ず前日に行っておく
・料理の量、アルコールの種類などが十分かどうかを調べておく
・欠席者が出た場合、キャンセル料はどうなるのかを確認しておく
・宴会時間、余興などイベントを行う場合はその下準備も念入りに

当日会計時の注意点

参加者全員から徴収できないと、会計時大変困ったことになります。お酒を嗜む宴会ですから、念のため、宴会の開始前に参加費を徴収しておくほうが無難でしょう。もし前日までにコンタクトをとることが難しい場合は、当日会場の受付にて支払ってもらうようにしましょう。

ただし宴会途中で追加注文されてしまったときは、最後に全員から追加徴収することになります。宴会がお開きになる前に、しっかりと合計額を確認して計算し、呼びかけを徹底してください。

ちなみに自分のクレジットカードで全員分の飲食費を支払うと、当然驚くほどのマイルが貯まります。ただし現金徴収した分を使ってしまうと、翌月大変なことになりますのでご注意を！

宴会幹事の仕事は大変ですが、上手にこなせばメリットはたくさんありますよね。最後まで会計の仕事が残っているので、宴会中たくさんお酒を飲んで、ほろ酔いの良い気持ちになれないのは残念ですけれど。幹事の自覚をしっかり持って、請け負った大役は責任を持って果たしましょうね。