さむーい懇親会、経験したことありますか？失敗から学ぶ会合企画術

懇親会とは名ばかりで、何がしたいのか意味不明の白けた2時間を過ごした経験、ありませんか？それはズバリ、企画のやり方が失敗です。
あまり親しくない者同士の懇親会なのか、それともお馴染みのメンバーで毎度の宴会なのか、しっかりと懇親会の空気を把握した企画をすれば、どんなメンバーの集まりであっても雰囲気よく終えることができるはず。
懇親会の失敗例から、企画する上で気を付けたいポイントをまとめてみました。

会場選びと進行のミス…ただざわついていただけの懇親会

宴会係に任命されている入社6年目のAさんは、部署内でのメンバーがかなり入れ替わったので、部長の命で懇親会を企画することに。懇親会に適した会社から程近い飲食店はどこもいっぱいで、仕方なくギリギリ収容できるであろう窮屈な会場を予約しました。
しかし当日、店に入ってみると団体席を無理に作りましたというのが見え見えな、端から端までがかなり距離のあるいびつなスペースに案内されることに。懇親会ということでちょっとした景品付きのゲームまで用意していたので、なんとか大声で司会進行するものの、遠い席の人からはほとんど聞こえていないようで、不満の声が次々に上がってしまい…。それなら各テーブルで歓談するだけでもよかったねなどと言われる、なんとも中途半端な懇親会に終わってしまいました…。
懇親会の人数にもよりますが、会場や席の並びはとても重要です。ただの飲み会とは違い、一応進行を予定した懇親会であるならば、全体が一目で見渡せる、見通しの良い席配置が絶対です。
年末年始の繁忙期だからといって、窮屈なスペースに無理矢理人数分の椅子を詰め込んだような会場設定はやめましょう。中心から両端の席までが見通せない、司会の声も簡単に届かないような、無理のある席配置で会を始めてしまうと、収拾がつかずとんでもないことになります。

余興を頼んでいた人が酔っぱらって下ネタ連発…白けた雰囲気に

社員みんなで懇親会をするとのことで、仕切り役のBさんはステージ芸の得意な人何組かに余興を頼んでいました。事前に聞いていたのは、ギターの弾き語りと、お笑いコント、そしてマジックショーなどの出し物でした。
当日は料理も申し分なく、余興もほどほどに盛り上がっていい雰囲気の懇親会が続いていました。しかし中盤、同僚たちに頼んでいたコント漫才が始まった途端…当日、同僚の二人はそれまでに調子に乗って、かなりのペースで酒を飲みすぎていたらしく、ベロ酔い状態でコントを始めたのです。もともと用意していたネタはほとんどふっとび、一人の同僚が突拍子もなく口走った下品な下ネタが相方のツボにハマったのか、下ネタ連呼の最悪状態に。会場がドン引きしていることも察知出来ず、やむなくBさんが止めに入ったのですが…。悪ふざけをしつこく続けた酔っ払いの同僚二人のせいで、その日の懇親会は最後まで白けた微妙な空気が漂い、後味悪く終了したのでした。
懇親会の余興とはいえ、ステージは生ものですから油断はできませんね。いくらリハーサルでは問題なくスムーズな進行が遂行されていても、とくにお酒の席ということで、ハメを外しすぎた人がすべてをぶち壊してしまうという最悪の事態も起こり得ます。司会進行をする担当者は、いざというときはパッと行動できるように、余裕を持った人数体制で管理に臨むことをお勧めします。

失敗しない懇親会の企画とは

多くの人を集めての会合ですから、失敗しちゃったでは許されません。企画する上で少しも無理がないか、厳しめのチェックをする必要があります。
なんとか当日のノリで行けるだろうと安易に考えないこと。あらゆる事態を想定して、その場合の代替策をいくつか練っておくくらいの準備が必要です。
当日のトラブル・アクシデントは必ず起こりうるものと考え、十分すぎるくらいの対策を用意しておきましょう。
企画の段階での進行プランも、決して無理のないように。タイムスケジュールは余裕を持って調整しておきましょう。

懇親会中に注意してチェックすること

できれば、懇親会の総まとめ役と司会進行役は、別の人が担当することをお勧めします。そのほうが、緊急時の対処がスピーディーに行えますし、余裕を持って会全体を見渡すことができます。
当日、進行以外でチェックしたいことが2つあります。
まず全員がそれぞれに楽しんでいるか全体を見渡し、確認しましょう。会話の輪に入れず、一人でつまらなさそうにしている人を見つけたら、駆けつけて参加のきっかけを作ってあげるのも大事な仕事です。
逆に迷惑行為をしている人はいないか、チェックの目を光らせましょう。酔って絡んでいる人の周囲が、嫌そうな顔をしていたら、その人の席を隔離気味にするなど、すぐに手を打つべきです。
二つめは、食べ物、飲み物は十分に足りているかということです。大人数の懇親会になるほど、次の料理が来ていない、注文してもなかなか持って来ないなどのトラブルが起こりがちです。参加者とスタッフとの架橋となって、スムーズな意思疎通を心がけましょう。