送別会の幹事は大変だ！準備・進行で気を付けたいこと4つ

送別会は進行が単純明快です。去り行く人に感謝の気持ちを告げる、そして去り行く人に別れの挨拶をする場を提供する、というのが主要なコンセプトですね。

だからこそ送別会の幹事としては滞りなく会を進行させるため、事前にしっかりと準備しておきたいですね。

送別会をスムーズに進行できるよう、チェックポイントを4つまとめてみました。

挨拶役、ヘルプ役ときちんと打ち合わせをしておくこと

和気あいあいとした忘年会や懇親会では、ちょっとしたトラブルが生じて進行が滞ってしまっても笑ってすませるでしょう。しかし送別会は、最後の別れの場です。はっきりとした目的のもと集まっているので、できるだけトラブルのないよう、万が一なにかあっても早急に対処できるよう準備しておきたいものです。

送別会の進行の中で、とくに手違いが生じやすいポイント。それは、挨拶役をお願いした上司、手伝いをお願いした同僚または後輩との、連絡不行き届きによるミスです。何時ごろ開会しますと挨拶役の上司にきちんと伝えられていなかったため、開始時間になっても上司が席についていない。また送別会の最後、プレゼントを準備して渡す役をはっきりと指名していなかったので、いざ渡す段取りになってから控室まで取りに走る…など、苦笑いしかできないトラブルは避けたいところですね。

幹事役の自分がすべて把握できていても、一人で司会進行からお世話係までを引き受けるのは危険です。もしあなた自身に何かのトラブルが生じた場合、また一人では解決できない問題が起こった場合に、舵取りを失った送別会は確実にストップしてしまいます。

人数が増えるほど連絡ミスや勘違いなどの間違いは起こりやすくなりますが、いざというときの保険にはなります。逆に手間はかかってしまいますが、なんでも一人でやろうと思わないで、人に任せられるところはきちんと任せられる、有能な指揮官を目指しましょう。

意外に見落としがちな会場設備

どこかのお店を予約して送別会を行う場合、食事の内容やサーブしてもらうタイミング、追加注文のことなどはお店任せにしてしまいがちです。しかしすべての飲食店が、臨機応変に気の利いた、完璧な接客をしてくれるとは限りません。当日お店が混み合いすぎてスタッフの数が足りず、こちらへスムーズに対応してくれないことも考えられます。

ですから大人数の送別会であればあるほど、店選びは慎重に行うべきです。最近は飲食店の口コミサイトを参考に店を選ぶこともあるかもしれませんが、できれば一度利用したことがある店にしておくほうが安心です。もしくは予約する前に、下見のため一度訪れてチェックしておくといいでしょう。

店のスタッフ同士の連携がうまくいっているか、頼りないアルバイトだけにホールを任せていないかをチェックします。店の清潔レベルをみると、客に誠意ある対応をしてくれるかどうかの基準にもなります。できれば忙しい時間帯に訪れて、その店のキャパを見ておくと参考になります。

社内の会議室などを会場にし、ケータリングを利用して送別会を行うなら、事前打ち合わせで納得の準備が行えますね。会場設営から専属スタッフの給仕に関して、不安なことをたっぷり相談できます。また料理内容や飲み放題コースの指定も細かく選択できるので、要望通りの送別会をすることが可能です。

注意したい会計問題

送別会の費用を会社が負担してくれる場合は問題ないのですが、有志で送別会を取り行う場合は、しっかりと会計を把握しなくてはいけません。

人数の多い送別会の場合、集金も大変ですよね。送別会当日に集めると主役の目に触れてしまうので野暮です。事前にこっそりと集金しておくのがよいですね。

送別会の飲食メニューがコースと飲み放題で定額であれば最終的な人数調整だけで済むのですが、自由にオーダーする形態になってしまう場合は注意が必要です。事前に集金していたのにも関わらず、「お金が足りなかったから追加で」とは言いだしにくいものです。しかもたいてい追加注文で金額がかさ張ってくるのは、酒好きのアルコールです。飲まない人にとっては、不快な追加徴収となるでしょう。

そういった事態をさけるために、前もって多めに集金し、余れば返却というシステムをとったほうがいいですね。

二次会への誘導までは幹事の仕事

送別者への贈る言葉、プレゼント、そして当人の挨拶までスムーズに進行できれば、締めの挨拶でようやく送別会もお開きです。ここで荷が重い幹事役ともやっとおさらばかというと、いいえ、まだ最後の仕事が残っているのです。それは二次会コースへの誘導です。

毎回、送別会のあとは二次会へと流れる慣例がある場合、幹事役が気を利かせて、次の会場の目途をつけておきましょう。人数がはっきりしないので予約は難しいですが、リストだけでも用意しておくと流れがスムーズです。あと考えておくべきことは、二次会会場までの移動手段。すぐ近くならいいのですが、ある程度距離がある場合は電車移動、車移動になりますね。
タクシーの手配まで準備しておけば、かなりの名幹事と賞されること間違いなしです。